Due settimane, tre fasi
Nessun questionario da compilare. Veniamo, ascoltiamo le persone che fanno il lavoro, e torniamo con dei numeri.
Ascoltiamo chi lavora
Mezza giornata in azienda. Parliamo con tre o quattro persone chiave e ci facciamo raccontare la giornata vera, non quella del mansionario. Ne esce l’elenco delle attività ripetitive, con quante volte e quanto durano.
Mezza giornata, in sedeMettiamo un prezzo alle ore
Ogni attività viene valutata su tre assi: quanto costa oggi, quanto se ne può togliere, quanto costa toglierlo. Le ordiniamo per convenienza e scartiamo quelle che non vale la pena toccare.
2–3 giorni, da noiNe automatizziamo due
Prendiamo le due attività in cima alla lista e le costruiamo davvero. Restano in azienda, funzionanti e documentate, anche se dopo l’audit ci saluti.
2–3 giorni, consegna inclusaQuattro cose, tutte tue
- La mappa dei processi con il costo annuo di ogni attività ripetitiva e quanto se ne può recuperare.
- Due automazioni funzionanti, con le istruzioni per usarle e i limiti dichiarati.
- Una roadmap a sei mesi: cosa fare dopo, in che ordine, e quanto rende ciascuna cosa.
- Un’ora di presentazione con chi decide, per discutere i numeri invece di leggerli.
Perché partiamo dalle ore, non dalla tecnologia
Quasi tutte le aziende che incontriamo hanno già provato uno strumento nuovo, e quasi sempre è finito inutilizzato. Non perché lo strumento fosse sbagliato, ma perché nessuno aveva misurato prima quale problema doveva risolvere.
Un’ora recuperata è una cosa che si conta. Quando sai quante ne perdi e dove, la scelta di cosa automatizzare smette di essere un’opinione.
È anche il motivo per cui l’audit si può chiudere lì: se dai numeri esce che non conviene fare altro, te lo scriviamo.
Per chi ha senso, e per chi no
Ha senso se
- Siete tra 10 e 50 persone
- C’è lavoro d’ufficio che si ripete ogni settimana o ogni mese
- Qualcuno copia dati da un sistema a un altro
- Se una persona si ammala, qualcosa si ferma
- Chi decide può dedicare un’ora all’inizio e un’ora alla fine
Non ha senso se
- Cercate un software da comprare: qui non si vende licenze
- Il lavoro è quasi tutto diverso ogni volta
- Serve un intervento urgente su un problema già noto: in quel caso partiamo da lì, senza audit
- Nessuno in azienda può essere intervistato nelle prossime due settimane
Due formule, prezzo dichiarato
Preferiamo dirlo qui piuttosto che dopo tre riunioni.
Fasi 1 e 2. Mappa dei processi, calcolo delle ore e del costo annuo, roadmap, presentazione. Senza prototipi.
Consegna in due settimane.
Tutto quanto sopra, più le due automazioni costruite e consegnate funzionanti, con la documentazione per usarle.
Consegna in due o tre settimane.
IVA esclusa. Trasferte oltre i 60 km da Portogruaro concordate a parte.
Quello che ci chiedono sempre
Dovremo licenziare qualcuno?
Non è quello che misuriamo. L’audit conta le ore spese in lavoro ripetitivo, e nelle aziende di questa dimensione quelle ore vengono quasi sempre restituite a lavoro che era rimasto indietro. Le decisioni sull’organico restano vostre e non sono oggetto del nostro lavoro.
I nostri dati dove finiscono?
Nella fase di analisi lavoriamo su descrizioni di processo, non sui vostri dati. Se i prototipi richiedono l’accesso a sistemi o informazioni aziendali, lo mettiamo per iscritto prima di iniziare, con l’indicazione di quali servizi vengono coinvolti e dove risiedono i dati. Firmiamo un accordo di riservatezza se lo chiedete.
Serve che qualcuno da noi sia esperto di tecnologia?
No. Le interviste si fanno con chi svolge il lavoro, non con chi conosce gli strumenti. Se avete un referente IT o un fornitore esterno lo coinvolgiamo, ma non è una condizione.
Quanto tempo dobbiamo metterci noi?
Circa un’ora a testa per le persone intervistate, più un’ora iniziale e una finale con chi decide. In totale, tra le sei e le otto ore distribuite su due settimane.
E se dall’audit non esce niente di interessante?
Ve lo diciamo e ve lo scriviamo. È successo, ed è un risultato utile: sapere che i vostri processi sono già efficienti evita di spendere su un problema che non avete.
Chi lo fa materialmente?
Angelo Bernardini, direttamente. Vent’anni di comunicazione ed eventi, e gli ultimi due passati ad automatizzare i processi interni di Benhanced: gestione clienti, produzione materiali, reportistica campagne. Gli strumenti che vi proponiamo sono quelli che usiamo tutti i giorni.
Trenta minuti, tre domande
Nella prima call non presentiamo niente. Vi chiediamo cosa si ripete, chi lo fa e cosa si blocca quando quella persona non c’è. Alla fine vi diciamo se l’audit ha senso per voi, anche quando la risposta è no.
Benhanced — Borgo San Giovanni 19, Portogruaro (VE)