Prima delle tre fasi, le fondamenta

Sono lavoro di impianto, non di gestione dell'edizione: si costruiscono una volta e restano all'organizzazione anche cambiando fornitore, anche cambiando il direttivo del comitato.

Sito dell'edizione, pixel, scheda Google, portale espositori, sistema grafico

Strumenti che sviluppiamo internamente, configurabili sulle esigenze della manifestazione invece che sul catalogo di un fornitore. È la stessa pratica di automazione dei processi della nostra AI Audit.

Sito o landing dell'edizione con il programma scritto in pagina, non dentro un'immagine o un PDF: leggibile da telefono, indicizzabile e aggiornabile in autonomia quando il programma cambia.
Pixel e API di conversione sulle azioni che contano (apertura del programma, richiesta informazioni, iscrizione), per rendere la campagna misurabile oltre la sola copertura.
Scheda Google della manifestazione con date, orari, indicazioni e foto: chi cerca il nome dell'evento trova voi, non la pagina di un portale terzo.
Portale espositori e collaboratori con moduli di adesione e materiali da scaricare, per spostare le adesioni da mail e telefonate sparse a un canale unico.
Sistema grafico dell'edizione: manifesto, striscioni, cartellonistica, segnaletica e template social sullo stesso impianto, riconoscibili anche da lontano e a giorni di distanza.
Raccolta contatti già in fase di adesione, così il database parte dal primo giorno utile e non dai giorni della manifestazione.

Fase 1

Prima dell'edizione

Come raggiungiamo chi vive nel bacino territoriale e non conosce ancora l'evento?

Il pubblico di una manifestazione è quasi tutto territoriale: un bacino di chilometri, non di interessi. Va raggiunto sia dove guarda lo schermo sia dove passa in macchina, perché nessuno dei due canali da solo copre il bacino.

Annuncio dell'edizione

Date e programma pubblicati sui canali della manifestazione, con la pagina dell'edizione come unica destinazione, invece di disperdere l'annuncio su formati diversi.

Meta Ads sul bacino territoriale

Copertura a raggio geografico attorno alla sede, per le fasce d'età pertinenti al programma: raggiunge chi vive o transita nel bacino anche se non segue i vostri canali.

TikTok Ads

Copertura su pubblico giovane dove il programma lo giustifica: concerti, spettacoli, format serali. Aggiunge la fascia che il solo Meta copre in modo parziale.

Stampa volantini

Distribuzione nelle attività della zona, affissione, cassette postali. Su una manifestazione territoriale resta uno dei canali che regge meglio, perché presidia le fasce che sui social non ci sono.

Spot radiofonici

Pianificazione sulle emittenti locali nelle due settimane precedenti: un canale forte sul pubblico adulto e in auto, che è esattamente il pubblico di una sagra.

Rapporti con testate e portali del territorio

Comunicato, invio del programma alle testate locali e ai portali di eventi, presidio delle pubblicazioni. Copertura editoriale che si somma a quella pubblicitaria, con un costo diretto quasi nullo.

Produzione contenuti per l'annuncio

Foto e video delle edizioni precedenti montati per il lancio, più le grafiche di programma: l'annuncio mostra la manifestazione invece di limitarsi a descriverla.

Fase 2

Durante l'edizione

Come gestiamo la comunicazione nei giorni dell'evento?

Qui il lavoro cambia natura. Non serve più portare pubblico nuovo, perché chi non sa dell'evento non arriva in tempo: serve far vivere bene chi è già lì, e far vedere a chi non è venuto cosa si sta perdendo. Che è il lancio del giorno dopo, e dell'edizione successiva.

Contenuti in tempo reale

Stories, reel e post pubblicati dal posto: danno a chi non c'è un motivo per venire il giorno dopo, e costruiscono il materiale che aprirà la campagna dell'anno prossimo.

Presidio della conversazione

Risposta alle domande su WhatsApp, Messenger, Instagram e nei commenti. Nei giorni dell'edizione il volume si concentra e i tempi contano: chi chiede se piove alle 17 vuole una risposta prima delle 18.

Comunicazione dei cambi di programma

Rinvii per maltempo e cambi di orario annunciati su tutti i canali insieme e sulla pagina dell'edizione, perché nessuno arrivi su un'informazione vecchia.

Raccolta del materiale per il dopo

Servizio foto e video pensato non per la serata ma per l'anno successivo: è il materiale con cui si aprirà la prossima edizione.

Rilevazione dell'affluenza sul posto

Un metodo deciso prima e applicato uguale tutti i giorni: conta ai varchi a intervalli fissi, scontrini dei punti ristoro, coperti serviti, foto dall'alto nelle fasce di punta. Registrato giorno per giorno, non a memoria a fine manifestazione.

Fase 3

Dopo l'edizione

Come utilizziamo quello che abbiamo raccolto per l'edizione successiva?

È l'unica fase che produce qualcosa che resta, ed è quella che quasi nessuna manifestazione fa. Finita l'edizione ci sono due cose da salvare: i numeri, che servono a chi mette i soldi, e i contatti, che servono all'edizione successiva.

Report di affluenza per sponsor ed enti

Affluenza giorno per giorno, copertura raggiunta, pubblico intercettato per fascia e per comune, materiali prodotti, uscite stampa. È il documento con cui un comitato giustifica un contributo comunale o rinnova uno sponsor.

Consolidamento del database

I contatti raccolti in fase di adesione e durante l'edizione riuniti in un archivio unico, di proprietà dell'organizzazione, invece che sparsi tra moduli, mail e liste cartacee.

Mantenimento verso l'edizione successiva

Una presenza minima sui canali nei mesi tra un'edizione e l'altra, perché il pubblico costruito quest'anno non si disperda e l'annuncio del prossimo non riparta da un pubblico freddo.

Sincronizzazione pubblici verso Meta e TikTok

Il database caricato come pubblico personalizzato: l'edizione successiva riapre su chi è già venuto, e i pubblici simili cercano chi gli somiglia nel bacino.

Il dopo alimenta il prima. Il database di questa fase è il targeting della fase "prima" dell'edizione successiva. È la ragione per cui una seconda edizione seguita parte da un punto molto più avanti della prima: chi ricomincia da capo ogni anno non sta risparmiando, sta ricomprando ogni anno lo stesso pubblico.

Fuori dalle tre fasi

Organizzazione e produzione: costruzione del programma, contatto e gestione di artisti e format, coordinamento delle giornate. Un programma debole non si salva con la pubblicità, si può solo pagarne di più la promozione. Oltre vent'anni di eventi.

Un incontro, non un listino

La proposta si costruisce dopo aver visto com'è andata l'ultima edizione: affluenza, periodo, cosa è già in piedi e cosa va costruito da zero. Un primo contatto chiude fissando un incontro conoscitivo.

Benhanced — Borgo San Giovanni 19, Portogruaro (VE)